20:24, Ngày 24/04/2017
     
 

Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính Tổng hợp

11/05/2010 12:20 SA.   6786 lượt xem

PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP

 

                            Địa chỉ: Tầng 1, Khu Hiệu bộ - Trường ĐHSP Nghệ thuật TW

                            Điện thoại:  + Văn phòng: 043.8544468, Fax: 04.38544468;

                                                 + Tổ Bảo vệ: 04.22147262

                                                 Email: tonghop12@gmail.com

 

 

Trưởng phòng:

ThS. Trịnh Thị Thanh

                           

                           Phó Trưởng phòng:                                         Phó Trưởng phòng:


                          ThS. Lê Ngọc Chiến                                          KS.Phạm Lê Khánh


    

I. Chức năng

          Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước trong lĩnh vực hành chính – văn thư, tổng hợp, công tác an ninh trật tự, bảo vệ và vệ sinh môi trường.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác văn thư – hành chính:

          - Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ, sử dụng con dấu theo đúng quy chế văn thư – lưu trữ.

          - Lập kế hoạch đặt mua, cấp phát báo chí, tài liệu và phục vụ công tác của trường.

          - Cấp các loại giấy tờ liên quan cho cán bộ, viên chức và sinh viên trong phạm vi chức năng của đơn vị.

          - Quản lý và điều xe ô tô phục vụ công tác của trường.

          - Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng phục vụ công tác của Ban giám hiệu.

          - Đảm bảo yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, các buổi tiếp khách của trường; phục vụ lễ tân, trang trí khánh tiết các hội nghị chung của trường.

2. Công tác Tổng hợp:

          - Tập hợp tư liệu, chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban; làm thư ký các cuộc họp chính quyền do Hiệu trưởng chủ trì; cung cấp số liệu, báo cáo thống kê theo yêu cầu của Ban giám hiệu.

          - Xây dựng lịch công tác tuần và thực hiện thông báo những công việc khi cần thiết.

3. Công tác an ninh trật tự và vệ sinh môi trường:

          - Xây dựng kế hoạch, triển khai và thực hiện bảo vệ an ninh trật tự và an toàn trong trường.

          - Chủ trì thực hiện các chương trình hành động: Xây dựng nề nếp, kỷ cương, văn minh đô thị, an toàn giao thông, phòng chống tội phạm; an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão, công tác quân sự địa phương.

           - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

           * Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp được ký thừa lệnh các văn bản theo quy định tại quy chế Văn thư và các văn bản hiện hành.

          - Theo dõi, giám sát công tác vệ sinh trong khuôn viên trường.

III. Phân công nhiệm vụ

     1. Trịnh Thị Thanh – Trưởng phòng

       Email: trinhthithanh@spnttw.edu.vn

     Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác sau:

- Công tác chính trị, tư tưởng, công tác cán bộ, thi đua khen thưởng;

- Thư ký các cuộc họp giao ban của Ban giám hiệu, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường;

- Chủ trì các cuộc họp lãnh đạo phòng và cán bộ, viên chức của phòng;

- Phụ trách trực tiếp các bộ phận: Văn thư, tổng hợp, tổ chức các sự kiện, các công tác khác của trường dưới sự chỉ đạo của Ban giám hiệu;

- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký, ban hành một số văn bản theo quy định;

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám hiệu

     

      2. Lê Ngọc Chiến - Phó trưởng phòng

     Email: lengocchien@spnttw.edu.vn

- Phụ trách công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão, thiên tai, công tác quân sự địa phương;
-
Chỉ đạo công tác quản lý các phòng họp, phòng làm việc của Ban giám hiệu, công tác tổng hợp báo cáo công tác tháng, quý, năm, các loại báo cáo khác thuộc lĩnh vực được phân công theo yêu cầu của cấp trên;
-
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

 

    3. Phạm Lê Khánh - Phó trưởng phòng

        Email: khanhphamle@gmail.com

- Thực hiện nhiệm vụ của ban quản lý dự án (Do trưởng Ban quản lý dự án phân công)
-
Phụ trách Phòng truyền thống của Nhà trường;
-
Phụ trách công tác bảo vệ, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường;
-
Chỉ đạo công tác quản lý các phòng họp, phòng làm việc của Ban giám hiệu, công tác tổng hợp báo cáo công tác tháng, quý, năm, các loại báo cáo khác thuộc lĩnh vực được phân công theo yêu cầu của cấp trên;
-
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

 4. Nguyễn Minh Anh - Chuyên viên

- Công tác văn phòng Đảng ủy (Do Chánh VP Đảng ủy phân công);

- Tập hợp tư­  liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Thư ký các cuộc họp của trường và của đơn vị (khi được lãnh đạo phòng yêu cầu);

- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.


  5. Nguyễn Thị Chinh - Chuyên viên

- Tiếp nhận, vào sổ xử lý ban đầu, phân loại các văn bản, thư tín, điện báo gửi đến các đơn vị trong trường;

- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

- Hỗ trợ công tác văn thư trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng

 

 6. Đinh Quang Dũng - Chuyên viên

- Tập hợp tư­ liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Quản lý văn bản đi - đến của Phòng theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổng hợp thông tin, tư­ liệu của các đơn vị trong trường làm báo cáo về vấn đề an ninh trật tự;

- Kết hợp cùng các đồng chí Đào Thị Việt Hà, Phan Tuấn Thịnh, Trịnh Anh Tuân trong việc giám sát công tác vệ sinh, môi trường trong khu vực cơ quan;

-Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng.

 

 7. Đào Thị Việt Hà – Chuyên viên

   Email: daotvha@gmail.com

- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị; 

- Thư ký các cuộc họp của trường và của đơn vị (khi được lãnh đạo phòng yêu cầu);

- Phụ trách việc chấm công của toàn đơn vị

- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

Là đầu mối trong việc giám sát công tác vệ sinh, môi trường trong khu vực cơ quan;

- Quản lý và sử dụng phòng truyền thống theo yêu cầu của Nhà trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng.

8. Phạm Ngọc Huệ - chuyên viên
- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;
-
Tổng hợp thông tin, tư­ liệu của các đơn vị trong trường làm báo cáo tuần, báo cáo tháng, chuẩn bị nội dung các cuộc họp Giao ban tháng của trường;
-
Quản lý và sử dụng phòng truyền thống theo yêu cầu của Nhà trường;
- Kết hợp cùng các đồng chí Đào Thị Việt Hà, Phan Tuấn Thịnh, Đinh Quang Dũng trong việc giám sát công tác vệ sinh, môi trường trong khu vực cơ quan;
-
Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;      
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng


9. Lương Thị Hiền – Chuyên viên

   Email: hien250583@yahoo.com

- Tiếp nhận, vào sổ, xử lý ban đầu và quản lý các loại văn bản đi - đến của trường theo đúng quy định công tác văn thư lưu trữ; xây dựng kế hoạch đặt tài liệu báo chí (nếu có);

- Hướng dẫn khách, cán bộ viên chức, sinh viên đến làm việc với Ban giám hiệu; Trình ký các văn bản khi các đơn vị cần xin chữ ký của Ban giám hiệu khi được yêu cầu; Quản lý cấp phát giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

 

 10. Nguyễn Thị Huệ Chuyên viên

     Email: nguyenhue140689@gmail.com

- Là đầu mối và chịu trách nhiệm chính trước lãnh đạo phòng trong việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;

- Trực tiếp nhận văn bản (từ bộ phận văn thư) trình Ban giám hiệu xem xét, ký duyệt;

- Thường xuyên cập nhật văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các bộ ngành liên quan trình Ban giám hiệu để có kế hoạch chỉ đạo kịp thời;

- Tập hợp tư­ liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Thư ký các cuộc họp của trường và của đơn vị (khi được lãnh đạo phòng yêu cầu);

- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các Hội nghị của trường;
-
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công

11. Đào Thị Liên - Chuyên viên
- Trực tiếp nhận văn bản (từ bộ phận văn thư) trình Ban giám hiệu xem xét, ký duyệt;
- Thường xuyên cập nhật văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các Bộ ngành liên quan trình Ban giám hiệu để có kế hoạch chỉ đạo kịp thời;
- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;
- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

                                                                                                                    

12. Lê Thị Thúy – Chuyên viên

   Email: thuylethanh24@gmail.com

- Hỗ trợ nhận văn bản (từ bộ phận Văn thư) trình Ban Giám hiệu xem xét, ký duyệt;

- Đảm bảo yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, các buổi tiếp khách của trường. Phục vụ lễ tân, trang trí khánh tiết các hội nghị của trường;

- Tham gia hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

 

13. Đào Thị Tuyết – Chuyên viên

- Thực hiện nhiệm vụ lễ tân, tiếp khách theo sự phân công của lãnh đạo phòng;   

- Phối hợp với các bộ phận trong phòng và các đơn vị liên quan đón tiếp khách ngoài trường đến công tác, tham quan, làm việc với trường

- Quản lý các phòng họp và phòng làm việc của Ban giám hiệu

- Là đầu mối trong việc mua sắm văn phòng phẩm, đồ dùng phục vụ công tác của Ban giám hiệu;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng.

 14. Phan Tuấn Thịnh – Chuyên viên

- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp về công tác bảo vệ, an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, thiên tai, công tác quân sự địa phương;

- Tham gia việc chấm công của toàn đơn vị;

- Hỗ trợ công tác quản lý văn bản đi - đến của phòng theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ;

- Tham gia phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các Hội nghị của trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng

 

15. Đỗ Hùng Cường

 + Lái xe, quản lý và bảo dưỡng xe (gồm các xe Honda Civic, xe 12 chỗ)

 + Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo đơn vị phân công

 

  16.  Tổ Bảo Vệ:

- Ông Nguyễn Văn Bảo - Tổ trưởng tổ bảo vệ

 + Phân công nhiệm vụ cán bộ theo kế hoạch tuần, tháng, quý, năm;

+ Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ bảo vệ.

- Các ông/bà: Phạm Đình Nghiêm, Nguyễn Huy Trường, Trần Minh Tú, Giáp Đình Tiến, Nguyễn Tiến Dũng, Lê Đình Việt, Bùi Ngọc Hải, Đặng Ngọc Minh, Trịnh Anh Tạo, Đỗ Huy Hoàng

+ Thực hiện nhiệm vụ trực cổng ra vào cơ quan, thực hiện tuần tra, canh gác các khu vực trong trường;

+ Phối hợp với công an khu vực trong việc giữ gìn an ninh trường và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo đơn vị.