Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính - Tổng hợp

20 Tháng Mười Hai 2017

PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

  

Địa chỉ: Tầng 1 nhà Hiệu bộ, Trường ĐHSP Nghệ thuật TW

Điện thoại Văn phòng: 024.38544468

Email: vanthu@spnttw.edu.vn

             tonghop12@gmail.com

 

 

 

 

ThS. Trịnh Thị Thanh

- Trình độ C/môn: Thạc sỹ Lịch sử; Cử nhân Chính trị

- Chức danh: Trưởng phòng

- E-mail: trinhthithanh@spnttw.edu.vn

 

Phạm Lê Khánh

- Trình độ C/môn: Cử nhân Kinh tế Vận tải biển;
                             Kỹ sư Công trình thủy

- Chức danh: Phó Trưởng phòng

- E-mail: phamlekhanh@spnttw.edu.vn
              khánhphamle@gmail.com

 

 

 

Đào Thị Việt Hà

- Trình độ C/môn: CN Sư phạm Âm nhạc;
                             Thạc sỹ Quản lý Giáo dục

- Chức danh: Phó Trưởng phòng

- E-maildaotvha@gmail.com

 

     Căn cứ Quyết định số 107/QĐ - ĐHSPNTTW - TCCB ngày 15/01/2015 của Hiệu trưởng Trường ĐHSP Nghệ thuật TW về việc Quy định về Tổ chức và Quản lý Trường ĐHSP Nghệ thuật TW;

     Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;

     Căn cứ nội dung cuộc họp toàn thể đơn vị ngày 06 tháng 3 năm 2018 của cán bộ, viên chức Phòng Hành chính - Tổng hợp;

     Phòng Hành chính - Tổng hợp phân công nhiệm vụ cán bộ, viên chức của đơn vị như sau:

I. Chức năng

     Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước trong lĩnh vực hành chính, văn thư lưu trữ, tổng hợp; phòng cháy, chữa cháy; bảo vệ, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác hành chính, văn thư lưu trữ:

- Quản lý và tổ chức  công tác văn thư, lưu trữ; sử dụng con dấu theo đúng quy chế văn thư, lưu trữ.

- Lập kế hoạch đặt mua, cấp phát báo chí, tài liệu và phục vụ công tác của trường.

- Cấp các loại giấy tờ liên quan cho cán bộ, viên chức và sinh viên trong phạm vi chức năng của đơn vị.

- Quản lý và điều xe ô tô phục vụ công tác của trường.

- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng phục vụ công tác của Ban Giám hiệu.

- Đảm bảo yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, các buổi tiếp khách của trường; phục vụ lễ tân, trang trí khánh tiết các hội nghị chung của trường.

2. Công tác tổng hợp, báo cáo:

- Tập hợp tư liệu, tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám hiệu; chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban; xây dựng dự thảo báo cáo tổng hợp của trường; làm thư ký các cuộc họp chính quyền do Hiệu trưởng chủ trì; cung cấp số liệu, báo cáo thống kê theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

- Xây dựng lịch công tác tuần và thực hiện thông báo các công việc hành chính và công việc khác khi Ban Giám hiệu yêu cầu.

3. Công tác phòng cháy chữa cháy

Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu xây dựng và triển khai thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng, điều chỉnh, chỉnh lý kế hoạch, phương án phòng cháy, chữa cháy theo danh mục hồ sơ quy định hàng năm. Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy, thực tập phương án chữa cháy. Định kỳ kiểm tra công tác an toàn phòng cháy, chữa cháy trong phạm vi toàn trường. Triển khai và tổ chức thực hiện hiệu quả.

- Thực hiện các báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo theo từng kế hoạch cụ thể . Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuộc lĩnh vực phòng cháy, chữa cháy.

4. Công tác bảo vệ, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường

Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng kế hoạch, triển khai và thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong trường.

- Chủ trì thực hiện các chương trình hành động: Phối hợp với chính quyền địa phương, duy trì và đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn nhà trường.

- Xây dựng nề nếp, kỷ cương, văn minh đô thị, môi trường xanh, sạch, đẹp; an toàn giao thông, phòng chống tội phạm; an ninh trật tự.

- Theo dõi, giám sát công tác vệ sinh trong khuôn viên trường.

III. Phân công nhiệm vụ

Hiện đơn vị có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng; Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể như sau:

1.1. Trịnh Thị Thanh

Trình độ C/môn: Thạc sỹ Lịch sử; Cử nhân Chính trị

Chức danh: Trưởng phòng

E-mail: trinhthithanh@spnttw.edu.vn

- Phụ trách chung các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được Ban Giám hiệu phê duyệt;

- Phụ trách trực tiếp các bộ phận: Tổng hợp, tổ chức các sự kiện, các công tác khác của Nhà trường dưới sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu;

- Công tác chính trị, tư tưởng, công tác cán bộ, thi đua khen thưởng;

- Thư ký các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường;

- Chủ trì các cuộc họp lãnh đạo Phòng và cán bộ, viên chức của Phòng;

- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký, ban hành một số văn bản theo quy định;

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.

1.2. Phạm Lê Khánh

Trình độ C/môn: Cử nhân CN Kinh tế Vận tải biển; Kỹ sư Công trình thủy

Chức danh: Phó Trưởng phòng

E-mail: khanhphamle@spnttw.edu.vn

- Thực hiện nhiệm vụ của Ban quản lý dự án (do trưởng Ban quản lý dự án phân công);

- Công tác phòng cháy, chữa cháy của Nhà trường. 

- Phụ trách trực tiếp công tác bảo vệ, an ninh trật tự, công tác quản lý các phòng họp;

- Tổng hợp báo cáo công tác tháng, quý, năm, các loại báo cáo thuộc lĩnh vực được phân công theo yêu cầu của cấp trên;

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.

1.3. Đào Thị Việt Hà

Trình độ C/môn: CN Sư phạm Âm nhạc; Thạc sỹ Quản lý Giáo dục

Chức danh: Phó Trưởng phòng

E-mail: daotvha@gmail.com

- Thực hiện nhệm vụ của BCH Công đoàn trường (Do chủ tịch Công đoàn trường phân công);

- Phụ trách trực tiếp công tác Văn thư, công đoàn, phụ nữ của đơn vị; công tác vệ sinh môi trường và cảnh quan Nhà trường;

- Phụ trách phòng truyền thống, phòng làm việc của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.

2. Cán bộ, viên chức

2.1. Bộ phận Hành chính, văn thư lưu trữ

2.1.1. Lương Thị Hiền

Trình độ C/môn: Cử nhân Lưu trữ học và quản trị văn phòng;

                           Cử nhân kế toán tổng hợp; Thạc sỹ Quản lý Văn hóa.

Chức danh: Chuyên viên

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; trình văn bản lên Ban Giám hiệu xem xét, ký duyệt;

- Tiếp nhận, vào sổ, xử lý và quản lý văn  bản của trường theo đúng quy định của công tác văn thư lưu trữ; xây dựng kế hoạch đặt tài liệu báo chí (nếu có);

- Hướng dẫn khách, cán bộ viên chức, sinh viên đến làm việc với Ban Giám hiệu; Quản lý, theo dõi, cấp phát giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên; cập nhật thông tin danh bạ của toàn trường;

- Mua sắm văn phòng phẩm của Ban Giám hiệu, của phòng Hành chính - Tổng hợp.

2.1.2. Nguyễn Thị Huệ

Trình độ C/môn: Cử nhân Hành chính công;

                          Thạc sỹ Hành chính công 

Chức danh : Chuyên viên

- Quản lý cơ sở vật chất, phục vụ lễ tân, phòng làm việc của BGH; mua sắm, đồ dùng, phục vụ công tác của Ban Giám hiệu;

- Cập nhật văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các Bộ ngành liên quan trình BGH;

- Phối hợp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản của các đơn vị;

- Thư ký các cuộc họp của đơn vị; Thư ký các cuộc họp của Nhà trường (khi lãnh đạo phòng yêu cầu);

- Tổng hợp nội dung báo cáo tháng, chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban tháng của trường;

- Phối hợp tổng hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.1.3. Nguyễn Minh Anh

Trình độ C/môn: Cử nhân Triết học; Thạc sỹ Triết học 

Chức danh : Chuyên viên

- Giúp việc cho công tác Văn phòng Đảng ủy thực hiện các công việc theo sự phân công của Đảng ủy, Ban Giám hiệu;

- Tập hợp tư­ liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp về lĩnh vực công tác Đảng, công tác Chính trị của nhà trường;

- Phối hợp thực hiện công tác văn thư lưu trữ của trường; công tác lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.1.4. Lê Thị Thúy

Trình độ C/môn: Cử nhân Mỹ thuật 

Chức danh : Chuyên viên

- Nhập danh mục theo dữ liệu hồ sơ công tác văn thư, lưu trữ của toàn trường; phối hợp, hỗ trợ thực hiện công tác lưu trữ của trường;

- Phục vụ lễ tân phòng làm việc của BGH;

- Quản lý văn bản đi, đến của Phòng theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ;

- Nhập danh mục dữ liệu hồ sơ công tác văn thư, lưu trữ của toàn trường; tổng hợp thông tin, tư­ liệu, số liệu về công tác an ninh trật tự; vệ sinh môi trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.1.5. Nguyễn Thị Chinh

Trình độ C/môn: Cử nhân Kinh tế môi trường

Chức danh : Chuyên viên

- Sắp xếp, phát hành văn bản sau khi được Ban Giám hiệu phê duyệt, đóng dấu về các đơn vị. Tổng hợp số liệu, báo cáo theo quy định;

- Trực tiếp nhận thư tín, bưu phẩm chuyển phát nhanh trình BGH và chuyển các đơn vị; tiếp nhận chứng từ thanh toán kinh phí thư tín của Nhà trường;

- Phục vụ lễ tân phòng làm việc của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng.

2.1.6. Phan Tuấn Thịnh

Trình độ C/môn: Cử nhân Hành chính học

Chức danh : Chuyên viên

- Tham gia công tác quân sự địa phương;

- Tập hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu tổng hợp về công tác công tác phòng cháy, chữa cháy;

- Phối hợp phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường; nhập danh mục theo dữ liệu hồ sơ công tác văn thư, lưu trữ;

- Phối hợp tổng hợp tư liệu, văn bản, cung cấp số liệu làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.1.7. Đào Thị Liên

Trình độ C/môn: Cử nhân Kế toán

Chức danh : Chuyên viên

- Phối hợp tổng hợp tư­ liệu, văn bản, cung cấp số liệu, làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của đơn vị;

- Phối hợp phục vụ lễ tân, trang trí, khánh tiết các hội nghị của trường;

- Phục vụ lễ tân phòng làm việc của BGH;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.1.8. Đỗ Hùng Cường

Trình độ C/môn: Lái xe.

Chức danh: Nhân viên

- Lái xe, quản lý và bảo dưỡng xe (Gồm các xe: Honda Civic, xe Ford transit 16 chỗ, xe Mitsubishi Jolie 7 chỗ). 

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo đơn vị phân công.

2.2. Tổ bảo vệ (11 nhân viên)

Giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của trường và của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Giữ gìn an toàn nhà trường.

2.2.1. Nguyễn Văn Bảo - Tổ trưởng

Phân công nhiệm vụ cán bộ theo kế hoạch tuần, tháng, quý, năm; Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ bảo vệ, cùng thực hiện các nhiệm vụ như các đồng chí nhân viên.

2.2.2. Phạm Đình Nghiêm: Làm việc theo ca hàng ngày, kể cả ngày chủ nhật, ngày lễ, tết… Tuần tra, canh gác kiến nghị biện pháp khắc phục. Giữ gìn trật tự, bảo vệ an toàn nhà trường

2.2.3. Nguyễn Huy Trường: Lập biên bản người vi phạm nội quy, kiến nghị biện pháp xử lý.

2.2.4. Trần Minh Tú: Bảo vệ hiện trường các vụ việc xảy ra, cung cấp thông tin cho Công an điều tra truy xét.

2.2.5. Giáp Đình Tiến: Bảo vệ thi tuyển sinh, học kỳ, các hội nghị, hội thảo, đón khách quốc tế, văn nghệ, thể thao…

2.2.6. Nguyễn Tiến Dũng: Xung kích cứu, chữa cháy tại chỗ (khi có sự cố cháy xảy ra).

2.2.7. Lê Đình Việt: Thái độ giao tiếp văn minh, lịch sự, hướng dẫn khách đến trường liên hệ công tác. Giữ gìn trật tự vệ sinh khu vực cổng trường.

2.2.8. Bùi Ngọc Hải: Kiểm tra thiết bị, vật tư vào/ra khỏi trường theo đúng quy định, bắt giữ kẻ trộm cắp.

2.2.9. Đặng Ngọc Minh: Kiểm soát người, phương tiện ra khỏi trường, ngăn chặn người vào trường trái phép.

2.2.10. Trịnh Anh Tạo: Lập biên bản và xử lý các vụ việc, nếu việc hệ trọng phải xin ý kiến Lãnh đạo phòng và nhà trường giải quyết theo đúng luật pháp và quy định của nhà trường.

2.2.11. Đỗ Huy Hoàng: Ghi chép vào sổ trực ban đầy đủ và rõ ràng tình hình trong ca làm. Các việc chưa giải quyết xong phải bàn giao cho ca sau giải quyết tiếp. Báo cáo Lãnh đạo phòng tình hình trong ca làm việc

Quay lại